Das Havera- Handbuch.

01Erste Schritte

In unter fünf Minuten sind Sie startklar — ohne Installation, ohne Server, ohne IT. Havera läuft vollständig im Browser; Ihre Daten liegen auf EU-Servern.

1. 1Konto erstellen unter app.havera-ai.de — kostenlos, ohne Kreditkarte.
2. 2Organisation anlegen: Name der Verwaltung, Logo und Absenderdaten hinterlegen (für Briefe & PDFs).
3. 3Ersten Kanal verbinden — E-Mail in zwei Klicks, WhatsApp per QR-Code (siehe Kapitel 03).
4. 4Optional Demo-Daten einspielen, um den Agenten sofort in Aktion zu sehen.
5. 5Autonomie-Stufe wählen — anfangs empfehlen wir „Vorschläge mit Freigabe" (siehe Kapitel 02).

02KI-Agent & Autonomie

Der Havera-Agent läuft im Hintergrund und arbeitet eigenständig: Er liest eingehende Nachrichten, kategorisiert das Anliegen, legt Vorgänge an, erstellt Aufgabenpläne, beauftragt Handwerker und klärt Rückfragen. Wie weit er allein gehen darf, bestimmen Sie.

Die drei Autonomie-Stufen

• Vorschläge: Der Agent bereitet alles vor, führt aber nichts ohne Ihre Freigabe aus. Ideal zum Start.
• Teil-autonom: Routine (Antworten, Kategorisieren, Terminvorschläge) läuft automatisch; Heikles (Kündigung, Mahnung, Rechtliches) wartet auf Freigabe.
• Voll-autonom: Der Agent erledigt Vorgänge eigenständig und eskaliert nur Sonderfälle an Sie.

Die Stufe lässt sich global und pro Vorgangstyp setzen — z. B. Standardanfragen voll-autonom, Finanzthemen nur mit Freigabe.

Guardrails, Eskalation & Audit-Trail

Guardrails legen fest, was der Agent niemals allein tut. Bei Unsicherheit oder kritischen Themen eskaliert er automatisch an den richtigen Sachbearbeiter. Jede Aktion wird lückenlos protokolliert — wer, was, wann — und ist im Audit-Log nachvollziehbar.

03Zentrale Inbox & Kanäle

Alle Kommunikationskanäle laufen in einer Inbox zusammen — ganz ohne Mieterportal. Mieter schreiben weiter, wie sie es gewohnt sind.

Kanäle verbinden

1. 1E-Mail: per OAuth (Gmail/Outlook) oder klassisch über IMAP/SMTP — in zwei Klicks.
2. 2WhatsApp: QR-Code mit dem Geschäftshandy scannen, fertig.
3. 3SMS & Anrufe: in Vorbereitung — Sie können sie vormerken.

So arbeitet die Inbox

• Eingehende Nachrichten werden automatisch dem richtigen Kontakt und Objekt zugeordnet.
• Der Agent kategorisiert das Anliegen (Reparatur, Kündigung, Abrechnung …) und priorisiert.
• Ein Antwortentwurf in Ihrem Tonfall liegt bereit — Sie prüfen und senden mit einem Klick.
• Kritische Fälle werden farblich markiert und an die richtige Person eskaliert.

04Vorgänge & Kanban

Jede Anfrage wird automatisch zu einem Vorgang. Auf dem Kanban-Board sehen Sie auf einen Blick, was offen ist, was der Agent gerade erledigt und was eine Entscheidung braucht.

• Status-Spalten von Neu bis Erledigt — der Agent verschiebt Vorgänge selbstständig.
• Aufgabenplan pro Vorgang: Handwerker anfragen, Termin koordinieren, Rechnung prüfen.
• Lückenlose Historie: jede Nachricht, jeder Schritt, jede Freigabe ist dokumentiert.
• Eskalierte Fälle landen sichtbar oben — nichts geht unter.

05Finanzen & Open Banking

Verbinden Sie Ihre Bankkonten sicher über Open Banking (PSD2). Havera ruft Umsätze automatisch ab und ordnet sie dem richtigen Objekt und Vorgang zu.

1. 1In den Einstellungen auf 'Konto verbinden' tippen und Ihre Bank suchen.
2. 2Über die PSD2-Schnittstelle (YAXI) einmalig authentifizieren — Havera erhält Lesezugriff auf Umsätze.
3. 3Konten benennen und Objekten zuordnen (Miet- und WEG-Konten getrennt).
4. 4Regeln für die automatische Zuordnung prüfen und bei Bedarf anpassen.

Was Havera übernimmt

• Automatischer Abgleich: Mieten, Hausgeld und Kautionen werden zugeordnet.
• Offene Posten erkennen und per SEPA-Lastschrift einziehen.
• Automatisches Mahnwesen bei Zahlungsrückständen.
• Export für den Steuerberater (GoBD-konform, u. a. DATEV).

06Nebenkostenabrechnung

Eine vollständige, rechtssichere Nebenkostenabrechnung in Minuten statt Wochen — mit Verteilerschlüssel nach BetrKV und automatischer Fristenüberwachung.

1. 1Abrechnungsobjekt und Zeitraum wählen.
2. 2Kostenpositionen prüfen — viele werden bereits aus den Finanzen übernommen.
3. 3Verteilerschlüssel je Position festlegen (Verbrauch, Fläche, Personenzahl, je Einheit).
4. 4Vorschau prüfen, Belege werden automatisch zugeordnet.
5. 5PDF mit Ihrem Logo erzeugen und per 1-Klick an alle Parteien versenden.

Rechtssicherheit

• §556 BGB-Frist (12 Monate) wird automatisch überwacht und rechtzeitig erinnert.
• Verteilerschlüssel nach BetrKV, Heizkosten nach Heizkostenverordnung.
• Jede Position ist mit Beleg und Nachweis hinterlegt.

07Termine & Versammlungen

Versammlungen, Besichtigungen, Abnahmen und Übergaben — zentral geplant, mit Einladung, Tagesordnung und automatischen Erinnerungen.

• Eigentümerversammlung mit Einladung, Tagesordnung und Beschluss-Sammlung (§24 WEG).
• Besichtigungen und Übergaben koordinieren — inkl. Erinnerungen an alle Beteiligten.
• Wartungs- und Prüftermine wiederkehrend anlegen.
• Der Agent stellt die nötigen Unterlagen vorab zusammen.

08Stammdaten & Datenqualität

Objekte, Einheiten und Kontakte bilden das Fundament. Havera hält sie sauber und weist proaktiv auf Lücken hin.

Anlegen & Import

1. 1Objekte und Einheiten manuell anlegen oder per CSV/GdW-Format importieren.
2. 2Bestand kann parallel zu Ihrem Altsystem (Domus, immoware24, Excel) laufen — kein Big-Bang.
3. 3Kontakte (Mieter, Eigentümer, Dienstleister) zuordnen — mit vollständiger Historie.

Datenqualität

Das Stammdaten-Dashboard zeigt einen Qualitäts-Score und konkrete Hinweise — z. B. „kein verknüpftes Objekt", „Mietvertrag fehlt" oder „Kaution-Eingang nicht erfasst". So schließen Sie Lücken gezielt.

09Sicherheit & DSGVO

Mieterdaten sind sensibel — wir behandeln sie so. Havera ist DSGVO-konform und auf Datensouveränität ausgelegt.

• Hosting in der EU (Supabase Frankfurt, AWS eu-central-1).
• Row-Level Security auf allen Datenbanktabellen, verschlüsselte Credentials.
• US-Transfers (Anthropic Claude) ausschließlich auf SCC-Basis gemäß Art. 46 DSGVO.
• Drei Autonomie-Stufen, Freigabe-Gates und lückenloses Audit-Log.
• Kein Lock-in: Ihre Daten bleiben jederzeit exportierbar, auch 30 Tage nach Kündigung.

10Häufige Fragen

Brauche ich IT-Kenntnisse für die Einrichtung?

Nein. E-Mail in zwei Klicks, WhatsApp per QR-Code, keine Installation und kein Server. Demo-Daten sind in Sekunden eingespielt.

Kann ich von Domus, immoware24 oder Excel umsteigen?

Ja. Bestandsdaten importieren Sie per CSV/GdW-Format und können Havera parallel zum Altsystem laufen lassen — Schritt für Schritt, ohne Datenverlust.

Behalte ich die Kontrolle über den Agenten?

Immer. Über die Autonomie-Stufen, Guardrails und Freigabe-Gates entscheiden Sie, was automatisch läuft und was Ihre Freigabe braucht. Jede Aktion ist im Audit-Log nachvollziehbar.

Unterstützt Havera die WEG-Verwaltung?

Ja — neben der Mietverwaltung deckt Havera WEG-spezifische Vorgänge ab: Eigentümerversammlung mit Beschluss-Sammlung (§24 WEG), Wirtschaftsplan, Hausgeldabrechnung und getrennte WEG-Konten.